Datenschutzerklärung – PflegeDoku Pro

Stand: Juli 2026

1. Verantwortlicher

Benjamin Tobies - Pflegedozi

Spierling 9, 25917 Stadum

E-Mail: info@pflegedozi.de

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

PflegeDoku Pro verarbeitet hochsensible Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO). Der Schutz dieser Daten hat höchste Priorität. Alle personenbezogenen Daten werden ausschließlich lokal auf dem Gerät des Anwenders gespeichert. Es findet keine Übertragung an Cloud-Dienste oder externe Server statt.

3. Art der verarbeiteten Daten

Die Software verarbeitet folgende personenbezogene Daten:

Bewohner-/Patientendaten:

• Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer)
• Pflegegrad und Kostenträger
• Versicherungsnummern
• Diagnosen (ICD-10), Infektionsstatus
• Pflegeberichte und Dokumentation
• Vitalwerte, Medikation, Wunddokumentation
• Sturzprotokolle, Risiko-Assessments
• Biografische Informationen (Soziale Betreuung)

Mitarbeiterdaten:

• Name, Kürzel, Qualifikationsniveau
• Anmeldedaten (Benutzername, gehashtes Passwort)

4. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der:

• Professionellen Pflegedokumentation gemäß SGB XI
• Qualitätssicherung und MDK-Prüfungsvorbereitung
• DAS-Übermittlung (Datenauswertungsstelle) auf Anforderung des Anwenders
• Internen Kommunikation (Schichtübergabe)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragliche Pflicht zur Pflegedokumentation), Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Gesundheitsversorgung).

5. Technische Schutzmaßnahmen

Verschlüsselung

• Alle personenbezogenen Daten werden automatisch verschlüsselt gespeichert (at rest)
• Der Verschlüsselungsschlüssel liegt unter ~/PflegeDokuDaten/.keys/encryption.key
• Ohne diesen Schlüssel sind die Daten nicht lesbar

Zugangskontrolle

• Passwortgeschützter Zugang mit Benutzerrollen (Pflegekraft, Leitung, Admin)
• Passwörter werden mit bcrypt gehasht gespeichert
• Digitale Signatur für BTM-Buchungen und Gegenzeichnungen (PIN-basiert)

Lokale Speicherung

• Alle Daten verbleiben ausschließlich auf dem lokalen Gerät
• Keine Cloud-Anbindung, kein Tracking, keine Telemetrie
• Netzwerkkommunikation beschränkt sich auf die lokale API (127.0.0.1)

6. Datenweitergabe

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben:

• An die Datenauswertungsstelle (DAS), wenn der Anwender dies aktiv auslöst
• Per PDF-Export, wenn der Anwender dies aktiv veranlasst
• Innerhalb des lokalen Netzwerks an andere Module des PflegeDoku Pro Ökosystems

Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

7. Aufbewahrung und Löschung

• Aktive Patientendaten bleiben verfügbar, solange der Patient in der Einrichtung betreut wird
• Archivierte Daten (entlassene/verstorbene Patienten) werden gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen vorgehalten (10–30 Jahre je nach Dokumententyp)
• Das System schlägt automatisch Daten zur Löschung vor, wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind
• Eine vorzeitige Löschung ist auf Anfrage des Betroffenen möglich, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen

8. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Welche Daten sind gespeichert?
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Korrektur falscher Daten
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Löschung, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Export der Daten in maschinenlesbarem Format
• Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzbehörde

Anfragen richten Sie bitte an den Verantwortlichen (siehe Abschnitt 1).

9. Datenschutz-Folgenabschätzung

Aufgrund der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten) empfehlen wir dem Betreiber der Einrichtung, eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO durchzuführen. Die technischen Schutzmaßnahmen dieser Software (Verschlüsselung, Zugangskontrolle, lokale Speicherung) bilden die technische Grundlage dafür.

10. Empfehlungen für den Betreiber

• Erstellen Sie regelmäßige Backups des Verschlüsselungsschlüssels auf einem sicheren USB-Stick
• Vergeben Sie beim ersten Start ein sicheres Passwort für das Administrator-Konto (ein Standard-Passwort gibt es bewusst nicht) und geben Sie jeder Person ein eigenes Konto
• Schulen Sie Ihr Personal im Umgang mit personenbezogenen Daten
• Führen Sie ein Verarbeitungsverzeichnis gemäß Art. 30 DSGVO
• Benennen Sie einen Datenschutzbeauftragten, sofern gesetzlich vorgeschrieben

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